Pengertian Surat Niaga - Berdasarkan sifatnya, surat dapat dikelompokkan menjadi beberapa macam, di antaranya iyalah Surat Niaga. Surat Niaga adalah surat yang dibuat oleh orang-orang atau suatu badan usaha atau perusahaan untuk mencari keuntungan. Surat ini dapat bersifat intern dan ekstern. Secara intern artinya surat ini dapat digunakan untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri baik dari tingkat pusat sampai kepada cabang-cabangnya. Sedangkan kegunaan seara ekstern, bahwa surat itu dapat digunakan untuk berhubungan dengan perusahaan-perusahaan lain. Surat niga juga disebut surat bisnis atau surat dagang.
Dalam jual beli sangat dibutuhkan suatu informasi atau keterangan-keterangan mengenal barang yang akan dijual. Informasi ini dapat diperoleh secara resmi, misalkan lewat pengumumkan yang dipasang dipapan pengumuman, disurat kabar atau majalah oleh pihak penjual. Dari informasi ini pembeli akan memperoleh suatu keterangan yang pada akhirnya akan memberikan suatu kabar kepada penjual. Kabar ini biasanya disampaikan lebih lanjut, sedangkan isinya untuk minta keterangan lebih lanjut. Surat yang isinya meminta keterangan ini disebut surat permintaan penawaran.
Proses selanjutnya adalah penjual akan memberikan informasi yang sejelas-jelasnya atas semua yang diminta oleh pembeli. Surat yang isinya berupa keterangan-keterangan suatu barang yang akan dijual ini disebut surat penawaran. Apabila penawaran ini dirasa cocok oleh pembeli, maka pembeli akan memesan barang itu lewat surat atau mungkin dapat datang sendiri ke tempat pembeli. Surat yang isinya untuk memesan barang ini disebut surat pesanan.
Setelah penjua menerima pesanan dari pembeli, maka penjual harus segera memberi kabar kepada pembeli mengenai barang yang dipesan, baik pesanan itu dapat dipenuhi atau tidak. Kalau tidak dapat dipenuhi, harus disertai alasan yang jelas sehingga pembeli akan merasa puas, misalnya persediaan habis dan sebagainya. Sebaliknya jika barang-barang tersedia, harus segera dikirim. Surat yang berisi pemberitahuan pengiriman barang atau pesanan ini dosebut surat pengiriman barang.
Dengan adanya pengiriman barang ini, pembeli harus hati-hati, artinya barang harus diteliti dulu. Apakah barang-barang yang datang itu cocok dengan yang dipesan atau tidak. Apabila barang sudah cocok, pembeli harus segera memberitahu kepada penjual bahwa barang sudah diterima dan pembayaran sudah dilakukan. Surat yang isinya pemberitahuan mengenai barang yang diterima atau dipesan ini disebut surat penerimaan pesan. Dalm surat ini biasanya disebutkan pula masalah pembayaran barang yang diterima atau dipesan.
Jika penjual telkah menerima pemberitahuan barang yang dikirm dan menerima pemberitahuan barang yang dikirim dan menerima uang pembayarannya, maka penjual harus segara memberitahukan kepada pembeli bahwa pemberitahuan dan uang pembayaran sudah diterima. Dengan demikian, antara penjual dan pembeli masing-masing akan merasa puas atas terjadinya transaksi jual beli ini. Surat yang isinya pemberitahuan mengenai uang pembayaran ini disebut surat penerimaan pembayaran.
Dengan demikian, dapat kita simpulkan bahwa surat niaga ada beberapa macam, yaitu:
Lingkup Surat Niaga
Lingkup surat niaga cukup luas karena surat niaga digunakan untuk kepentingan berdagangan atau berusaha. Adanya surat niaga tidak dapat lepas dari suatu proses. Proses ini dimulai dari hal yang paling wal kemudian meningkat sampai pada proses yang terakhir. Misalnya dalam jual beli, tidak mungkin tidak ada suatu proses.Dalam jual beli sangat dibutuhkan suatu informasi atau keterangan-keterangan mengenal barang yang akan dijual. Informasi ini dapat diperoleh secara resmi, misalkan lewat pengumumkan yang dipasang dipapan pengumuman, disurat kabar atau majalah oleh pihak penjual. Dari informasi ini pembeli akan memperoleh suatu keterangan yang pada akhirnya akan memberikan suatu kabar kepada penjual. Kabar ini biasanya disampaikan lebih lanjut, sedangkan isinya untuk minta keterangan lebih lanjut. Surat yang isinya meminta keterangan ini disebut surat permintaan penawaran.
Proses selanjutnya adalah penjual akan memberikan informasi yang sejelas-jelasnya atas semua yang diminta oleh pembeli. Surat yang isinya berupa keterangan-keterangan suatu barang yang akan dijual ini disebut surat penawaran. Apabila penawaran ini dirasa cocok oleh pembeli, maka pembeli akan memesan barang itu lewat surat atau mungkin dapat datang sendiri ke tempat pembeli. Surat yang isinya untuk memesan barang ini disebut surat pesanan.
Setelah penjua menerima pesanan dari pembeli, maka penjual harus segera memberi kabar kepada pembeli mengenai barang yang dipesan, baik pesanan itu dapat dipenuhi atau tidak. Kalau tidak dapat dipenuhi, harus disertai alasan yang jelas sehingga pembeli akan merasa puas, misalnya persediaan habis dan sebagainya. Sebaliknya jika barang-barang tersedia, harus segera dikirim. Surat yang berisi pemberitahuan pengiriman barang atau pesanan ini dosebut surat pengiriman barang.
Dengan adanya pengiriman barang ini, pembeli harus hati-hati, artinya barang harus diteliti dulu. Apakah barang-barang yang datang itu cocok dengan yang dipesan atau tidak. Apabila barang sudah cocok, pembeli harus segera memberitahu kepada penjual bahwa barang sudah diterima dan pembayaran sudah dilakukan. Surat yang isinya pemberitahuan mengenai barang yang diterima atau dipesan ini disebut surat penerimaan pesan. Dalm surat ini biasanya disebutkan pula masalah pembayaran barang yang diterima atau dipesan.
Jika penjual telkah menerima pemberitahuan barang yang dikirm dan menerima pemberitahuan barang yang dikirim dan menerima uang pembayarannya, maka penjual harus segara memberitahukan kepada pembeli bahwa pemberitahuan dan uang pembayaran sudah diterima. Dengan demikian, antara penjual dan pembeli masing-masing akan merasa puas atas terjadinya transaksi jual beli ini. Surat yang isinya pemberitahuan mengenai uang pembayaran ini disebut surat penerimaan pembayaran.
Dengan demikian, dapat kita simpulkan bahwa surat niaga ada beberapa macam, yaitu:
- Surat Permintaan Penawaran
- Surat Penawaran
- Surat Pesanan
- Surat Pengiriman Barang
- Surat Pengakuan Penerimaan Pembayaran
- Surat Pengaduan
- Surat Keberatan
- Surat Permintaan Penangguhan Pembayaran
- Surat Tagihan
- Surat Edaran
- Surat Promosi Penjualan
- Surat telegram dan Penegasannya