Pengertian Rapat: Apa itu Rapat, Rapat adalah komunikasi timbal balik dengan sarana bahasa antara dua orang atau lebih untuk memperdalam suatu masalah, agar dapat mencapai kesepahaman dan memutuskan pengambilan langkah tertentu dalam rangka suatu kerja sama yang tetap. Bahan pembicaraan dalam rapat dapat berupa pengupasan suatu bagian masalah dalam kerja sama, penilaian (evaluasi) atas pelaksanaan kerja sama, atau penyusunan suatu rencana kerja sama. Karena rapat merupakan komunikasi antara dua orang atau lebih, maka hasilnya diukur dan dapat tidaknya orang-orang yang bersangkutan mengungkapkan gagasan dan/atau perasaannya dengan kata-kata secara secukupnya. Ukuran lain dan berhasilnya rapat adalah sejauh mana para peserta dapat memahami ungkapan gagasan atau perasaan sesama peserta rapat. Dalam rapat juga penting disiapkan notulen rapat untuk mencatat hal-hal penting dalam rapat, berguna juga sebagai arsip.
 |
| Ilustrasi |
Rapat merupakan komunikasi para peserta. Mereka hanya akan berkomunikasi kalau merasa bahwa dirinya, gagasannya, dan pikirannya memang diterima oleh peserta lain. Untuk dapat menciptakan suasana rapat seperti yang dimaksudkan maka ada beberapa langkah yang perlu dipersiapkan sebelum pelaksanaan rapat. Langkah-langkah dalam rapat tersebut sebagai berikut.
- Langkah pertama, menciptakan suasana komunikatif. Suasana tersebut dapat tercipta bila secara yuridis para peserta rapat dijamin haknya untuk berbicara atau diwajibkan untuk berbicara. Di samping itu, perlu diciptakan suasana keakraban dalam rapat sehingga peserta rapat merasa leluasa untuk berbicara.
- Langkah kedua, membantu para peserta rapat menemukan dan merumuskan kebutuhan, masalah, dan keinginan-keinginan mereka sebagai bahan rapat. Dengan demikian, peserta rapat dapat mengungkapkan masalahnya dan dapat merumuskan permasalahan bersama dalam rapat tersebut.
- Langkah ketiga, menemukan tujuan rapat. Rapat dapat bertujuan untuk menyelesaikan suatu masalah, atau hanya sekadar membicarakan suatu permasalahan. Jika semua peserta rapat dapat memahami tujuan dan rapat yang mereka ikuti, maka rapat akan dapat berjalan dengan baik dan lancar.
- Langkah keempat, menemukan sumber-sumber informasi yang dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan. Sumber informasi itu dapat diperoleh melalui angket, penelitian, atau ceramah ahli.
- Langkah kelima, menentukan strategi dan teknik rapat yang akan dipergunakan. Di samping itu juga menentukan alat-alat bantu yang akan dipakai, kemampuan dan jumlah peserta, waktu, bahan, dan sebagainya.
- Langkah keenam, merencanakan secara rinci tentang jalannya rapat dan petugas-petugas rapat.
- Langkah ketujuh, mempersiapkan evaluasi. Evaluasi dimaksudkan untuk mengetahui apakah rapat sudah berjalan dengan baik atau masih perlu ditingkatkan. Evaluasi dapat dilakukan secara lisan maupun tertulis.
Referensi:
- F.Rudi Dwiwibawa dan Theo Riyanto. 2008. Siap Jadi Pemimpin? Latihan Dasar Kepemimpinan. Yogyakarta: Kanisius.