Pengantar Proses Bisnis

Dalam era globalisasi efisiensi dan produktifitas proses ialah hal yang sangat utama. Hal ini berkaitan dengan tuntutan konsumen atas kualitas output yang dihasilkan dari suatu produk yang semakin tinggi. Konsumen akan selalu berusaha mendapatkan produk barang dan produk layanan (jasa) dengan kualitas yang memenuhi standar kenutuhan mereka. Sementara itu fenomena yang tidak dapat dihindari yaitu tingkat persaingan bisnis yang semakin tinggi seiring dengan meningkatnya kegiatan usaha-usaha sejenis. Semakin banyak munculnya bisnis baru dengan jenis produk yang sangat bervariasi. Keadaan ini secara langsung berdampak pada kebutuhan pihak maajemen organisasi untuk tampil dengan gaya inovasi yang tinggi dan pengolahan manajemen yang efektif, sehingga memiliki potensi dan saing yang tinggi.

Kepuasan pelanggan ialah satu hal yang menjadi kunci keberhasilan dalam bisnis, sehingga menjadi suatu hal yang mutlak bagi pelaku-pelaku bisnis untuk menghasilkan produk (barang/jasa) yang berorientasi pada kebutuhan konsumen. Tentunya disertai dengan minimalisasi faktor-faktor yang menjadi pemicu munculnya keluhan pelanggan.

Hal yang perlu diperhatikan dikarenakan keluhan pelanggan ialah indikasi adanya permasalahan. Keluhan pelanggan pada umumnya berkaitan dengan panjangnya waktu proses serta biaya produksi yang tinggi.

Pengolahan proses bisnis secara efektif ialah alternatif yang dapat dijadikan solusi mencapai ketersedian pencapaian kualtas produk, waktu proses dan biaya operasi yang semestinya. Hal ini dapat terjadi diakibatkan adanya pengolahan proses bisnis yang tidak efektif akan berkorelasi secara langsung dengan terjadinya tumpang tindih aktifitas, adanya aktifitas-aktifitas yang tidak memberikan nilaiu tambah sehingga berdampak pada kemubaziran biaya dan waktu.

Memiliki sumber daya manusia yang brekometen, manajer ulung memliki teknologi yang cangih tidak dapat dijadikan faktor penentu keberhasilanp pelaksanaan pengelohan organisasi. Suatu perubahan secara radikal sangat dibutuhkan untuk mengolah suatu proses bisnis atau suatu organisasi akan terjebak pada suatu kondisi bahwa organisasi akan mati dalam persaingan di era globalisasi ini.

Perubahan dari orientasi keorganisasian menjadi orientasi pada proses ialah perubahan kultur yang sulit. Membutuhkan perubahan yang besar dari organisasi yang dikelola. Perubahan tidaklah mudah, setiap orang harus berubah dan harus berpikir untuk berubah. Pengelola organisasi harus percaya bahwa perubahan yaitu hal penting dan bernilai untuk masa mendatang. Melakukan pemotretan dan analisa ulang terhadap proses bisnis yang dimiliki organisasi ialah salah satu alternatif untuk berpikir dan melakukan perubahan.

Pilar Organisasi

Keberhasilan suatu organisasi diperbaharui oleh beberapa faktor pendukung yang saling berkaitan antara satu dan lainnya. Faktor-faktor tersebut yaitu manusia, proses dan teknologi. Sumberdaya yang berpengetahuan diharapkan mampu memberikan solusi terbaik bagi output yang akan dihasilkan. Hal ini mengharuskan suatu organisasi untuk tidak hanya sekedar menjual produk ke konsumen tetapi juga memberikan perhatian kepada sumber daya manusia serta elemen-elemen lain yang dimiliki oleh organisasi. Selain faktor manusia, faktor lain yang tidak kalah pentingnya untuk diperhatikan adalah aliran proses. Pada kenyataannya sering terjadi tumpang tindih pekerjaan yang dilakukan oleh beberapa bagian dalam organisasi, terjadinya proses yang sama yang dilakukan berulang dalam menyelesaikan suatu pekerjaan dan adanya aktifitas bisnis yang tidak perlu dilakukan. Apabila kondisi ini terjadi maka akan berdampak langsung pada perpanjangan waktu penyelesaian proses, pemborosan penggunaan sumber daya, baik sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

Selain proses dan faktor manusia, faktor penting lainnya ialah teknologi. Seiring tuntutan bisnis saat ini, pemanfaatan teknologi ialah hal yang mutlak dibutuhkan. Teknologi yang dimaksud yaitu teknologi yang selaras dan mendukung tujuan bisnis organisasi. Teknologi dengan spesifikasi terbaru dan canggih bukanlah suatu hal yang mutlak dibutuhkan. Volume transaksi dan ruang lingkup bisnis ialah faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan dukungan teknologi yang akan digunakan. Bisnis yang berada satu lokasi atau memiliki banyak cabang yang terpisah pada letak geografis yang berbeda, tentunya memiliki kebutuhan dukungan teknologi yang berbeda. Ketiga faktor yang dijelaskan diatas merupakan satu kesatuan yang saling menopang untuk dapat tetap tegak dan dapat menjalankan fungsi sebagaimana mestinya. terdapat beberapa pendekatan untuk menyeimbangkan pilar-pilar bangunan atau organisasi.

Pendekatan tersebut dapat berfokus pada siapa yang merupakan anggota organisasi yang terlibat dalam perubahan, dapat juga dilakukan dengan mendeskripsikan apa aktifitas yang harus dilakukan oleh organisasi untuk sukses terhadap perubahan teknologi atau berfokus pada mengapa resiko harus diperkecil untuk menjalin kesuksesan perubahan yang terjadi.

Konsep Dasar Proses

Kata proses menjadi kata kunci ketika kita mengupas tentang pemotretan dan pemodelan proses bisnis suatu organisasi. Kata tersebut umum digunakan dalam aktifitas kita sehari-hari, yang apabila kita telah selalu akan berkaitan dengan input dan output. Secara terjemahan dapar didefinisikan sebagai berikut:

• Beberapa aktifitas atau group aktifitas yang menangani input menambahkan nilai pada input tersebut dan menyediakan output untuk pelanggan internal dan eksternal. Proses yang digunakan untuk organisasi untuk memproleh hasil yang definitif.
• Sekumulan aktifitas yang dilakukan secara bersama-sama dan menciptakan suatu nilai bagi customer.

Berdasarkan definisi, maka proses akan berkaitan dengan beberapa hal yaitu: input, output serta adanya perubahan. Output yang dihasilkan tentunya mengacu pada standarisasi tertentu sesuai dengan sasaran bisnis. Hal tersebut juga akan berkaitan dengan sistem pengendalian berupa umpan balik untuk memodifiasi atau membenahi, sehingga atribut output yang diinginkan tetap terjaga. Berkaitan dengan hal ini maka dibutuhkan suatu mekanisme umpan balik yang dapat digunakan untuk mengukur kepuasan pelanggan terhadap produk atau jasa yang dihasilkan dari sebuah proses. Dengan demikian diharapkan dapat memperoleh informasi apakah output dari suatu proses telah memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan atau sebaliknya. Pengukuran terus-menerus perlu dilakukan dalam tiap proses yang dikelola untuk melakukan verifikasi apakah produk telah memenuhi spesifikasi yang didefinisikan ataukah memenuhi trend selara konsumen pada masa tersebut.

Efektifitas dan efesiensi menjadi hal yang mutlak untuk digaris bawahi ketika berbicara tentang proses. Efektifitas berbeda dengan umpan balik, dimana efektifitas mengukur umpan bali terhadap tujuan proses. Pengukuran efektifitas eksternal  dan internal harus merefleksikan kebutuhan pelanggan. Sedangkan efesiensi akan berkaitan dengan suatu pengukuran output terhadap sumber daya yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. Merefleksikan seberapa produktif operasi internal dan bagaiman sumber daya digunakan secara efektif dalam proses.

Dalam kaitan dengan proses juga akan melibatkan beberapa hal penting yang perlu diperhatikan bahwa setiap proses harus ada kepemilikan yang didefinisikan dengan jelas. Pemilik proses, baik individual atau tim, bertanggung jawab pada pekerjaan, biaya, kualtias dan jadwal. Pemilik proses ialah pengelola proses untuk mencapai target standar dan memiliki otoritas untuk mengubah proses untuk mempertahankan output yang diharapakan sesuai batasan yang didefinisikan, baik batasan kualitas, waku dan biaya. Dalam mendukung keberlanjutan proses maka tidak kalah pentingnya adalah dokumentasi tentang pelaksanaan proses.

Konsep Dasar Bisnis

Kata bisnis ialah satu kata yang sudah sangat akrab dengan aktifitas sehari-hari. Kata bisnis biasanya identik dengan jual beli dan uang. Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti "sibuk" dalam konteks individu, komunitas, ataupun masyarakat. Pengertian sibuk dimaksudkan sebagai sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan. Sedangkan dalam ilmu ekonomi, bisnis ialah suatau organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Sehingga bisnis dalam arti luas dapat didefinisikan sebagai sekumpulan aktifitas yang dilakukan oleh komunitas penyedia barang dan jasa untuk menciptakan suatu nilai (value).

Bisnis terkait dengan berbagai aktifitas, dipacu oleh kebutuhan konsumen dan memerlukan dukungan sumber daya. Keterkaitan antara sumber daya manusia, informasi dan teknologi sangat mempengaruhi aktifitas bisnis. Keseimbangan interaksi antar sumberdaya menjadi modal dasar untuk menghadapi persaingan bisnis dan menghasilkan tingkat layanan yang terbaik yang akan berakibat pada peningkatan profit.

Konsep Dasar Proses Bisnis

Perpaduan kata proses dan bisnis, membentuk rangkaian kata yang memiliki makna secara khusus. Kata proses bisnis sangat umum digunakan dan telah menjadi kata yang berkorelasi dengan aktifitas organisasi. Dari uraian diatas dapat diambil suatu definisi bahwa proses bisnis ialah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Sedangkan Butler Group menyatakan bahwa "proses Bisnis ialah sekumpulan tugas atau aktifitas untuk mencapai tujuan yang diselesaikan baik secara berurut atau paralel, oleh manusia atau sistem, baik diluar atau didalam organisasi". Secara bebas dapat didefinisikan bahwa proses bisnis merupakan sejimlah aktifitas yang didesain untuk menghasilkan sebuah output untuk sebuah user yang spesifik. Hal ini menekankan pada bagaimana sebuah pekerjaan itu diselesaikan dan bagaiman sebuah hasil itu dicapai. Pada umumnya aktifitas-aktifitas ini terurut berdasarkan waktu dan tempat, mempunyai awal dan akhir dan memiliki komponen input dan output yang jelas.

Beberapa anggapan yang keliru tentang proses bisnis antara lain:

• Proses bisnis yang tidak efektif tidak akan memakan banyak biaya.
• Hasil yang diperoleh dengan memperbaiki proses bisnis tidak akan memberikan hasil yang segnifikan.
• Proses bisnis tidak dapat dikontrol.
• Proses produksi ialah proses yang tidak penting proses bisnis.

Dalam pelaksanaan proses atau aktifitas-aktifitas pada suatu organisasi tidak akan terlepas dari penggunaan sumber daya manusia, sarana, prasarana, uang  dan waktu. Tingkat efektifitas operasi suatu aktifitas akan berdampak pada aktifitas lainnya, mengingat proses bisnis organisasi yaitu suatu kesatuan system.Sehingga proses bisnis yang berjalan secara efektif akan berkolerasi langsung dengan kebutuhan penggunaan dana. Proses bisnis yang efektif memudahkan pemantauan, hal ini dimungkinkan karena proses atau aktifitas yang ada dalam suatu organisasi telah didefinisikan dengan jelas siapa pemilik proses, waktu penyelesaian proses, input yang dibutuhkan, output yang dihasilkan dan acuhan prosedur yang digunakan dalam penyelesaian proses tersebut.

Referensi: Buku Ajar Pemodelan Proses Bisnis